일의 능률을 올려주는 책상 정돈법가르쳐주세요

일의 능률을 올려주는 책상 정돈법가르쳐주세요

일을 하다보면 책상위가 많이 지저분해지게 되는데요. 여기저기 서 받아온 서류들과 각종 메모들 그리고 필기도구에 이런 저런 전자기기까지 퇴근할때쯤 보면 정말 정신없을때가 많습니다. 이 런 책상을 깔끔하게 정리하는 노화우가르쳐주세요.

답변 :
혹시 이 글을 읽는 그대의 사무실 책상 위에 책이 천장을 향해 우뚝 솟지는 않았는가? 불필요한 페이퍼가 수북이 쌓여 달 바뀐 줄도 모르고 먼지까지 세를 놓은 것은 아닌지 살펴볼 일이다. 일의 능률을 높이는 기본 자세는 바로 책상 정돈. 여기에 심미 기능까지 추가한다면 오피스 데스크테리어로 충분하다.

  1 스탠드 조명은 컴퓨터 모니터 뒤쪽에 놓는다
조명 또한 중요한 요소다. 데스크 스탠드는 각도 조절이 가능한 것을 선택해 빛을 효율적으로 사용할 수 있어야 한다. 특히 스탠드는 컴퓨터 모니터 뒤쪽에서 키보드 쪽으로 조명이 비추도록 놓아야 모니터에서 나오는 빛과 충돌을 막을 수 있다는 사실을 염두에 둬야 한다. 보디와 전등갓이 세라믹으로 제작된 스탠드.   2 연필꽂이 대신 필기구 올인원 트레이를 사용해보자
책상 위에 머그컵 혹은 깡통 등을 활용한 원통형 연필꽂이 하나 정도는 있을 듯. 그러나 이런 연필꽂이들이 제 기능을 발휘하지 못하는 경우가 빈번하다. “이럴 때는 과감하게 연필꽂이를 없애고 대신 납작한 필통 형태의 필기구 올인원 트레이를 선택해보세요. 꼭 필요한 필기구 5개 정도와 지우개, 집게, 핀 등을 정리하도록 섹션이 나누어져 있어 원통형 연필꽂이보다 깔끔하고 편리해요.”
3 나만의 컬러를 결정하라
“데스크테리어의 제1 원칙은 컬러를 정하는 일입니다. 아무리 깔끔하고 반듯하게 사물들을 정리한다고 해도 색깔이 천차만별이면 어수선해 보이죠.” 이정민 스타일리스트는 컬러 선점이 첫 번째 조건임을 강조한다. 한 가지 컬러를 중심으로 어우러지는 2~3가지 색상을 정해 짝을 지어주는 것이 좋다는 얘기다. “책상 상판의 반 이상을 차지하는 데스크 매트는 책상의 메인 컬러를 확실하게 잡아주는 요소가 되죠. 특히 가죽 소재 데스크 매트는 부드러운 분위기를 만들어줄 뿐만 아니라 마우스 패드 대용으로도 사용할 수 있어 좋아요.”
4 서류 정리함의 이원화를 실시하라
자주 사용하는 서류와 자료는 책상 위에 정리해놓을 수밖에 없다. “현재 진행 중인 것과 자주 참고하는 것 등 사용 빈도와 중요성 등을 따져 이원화하여 정리해놓는 것이 효율적이죠.” 컴퓨터를 기준으로 왼쪽에는 2단 서류 트레이를 오른쪽에는 스탠드형 서류 박스를 배치한다. 2단 서류 트레이는 현재 진행 중인 서류와 자료를 중요도에 따라 위와 아래를 구분하여 정리해놓고 스탠드형 서류 박스는 자주 참고하는 자료들을 구분하여 꽂아두자. 트레이, 서류 박스 자체의 컬러를 달리하여 그 안에 정리해두는 내용물 또한 구분하는 것이 좋다.   5 메모 시스템은 항상 오른쪽에 배치한다
눈에 보이는 종이라면 봉투, 심지어 휴지에까지 전화번호와 전달 사항을 적는 일은 그만두어야 한다. 잃어버리기도 쉬운 임시방편적인 메모를 찾기 위해 소비하는 시간, 적지 않다. 확실한 메모 시스템은 업무 능률과 정확성을 높인다. 메모지 혹은 포스트잇 홀더와 연필 홀더를 오른쪽에 짝지어 놓아 바로바로 적을 수 있도록 배치하는 것이 포인트. 연필 홀더는 되도록 하나만 꽂아놓을 수 있는 것을 선택하여 사용 후 바로 꽂아 잃어버리지 않도록 한다.
6 휴대폰 홀더를 사용하라
서류와 자료, 책 사이에 묻힌 휴대폰을 찾느라 벨이나 진동 소리에 허둥지둥하는 일이 허다하지 않은가. 불필요하다고 생각되는 휴대폰 홀더가 제 기능을 발휘하는 때다. 책상 오른쪽에 휴대폰 홀더를 마련하여 제자리를 만들어주는 것이 업무의 효율을 높여준다. 또 데스크테리어의 심미 기능을 찾아줄 수 있는 것이 바로 이러한 액세서리일 듯. 책상의 전체 컬러와 컨셉트에 어울리면서도 장식 효과가 좋은 디자인으로 선택하자.   7 메모 홀더 하나로 작은 페이퍼를 정리하자
“벽면에 붙이는 코르크 보드는 실제로 벽면에 붙여놓은 사항이 잘 보이지 않을 뿐만 아니라 접근성도 높지 않아요. 차라리 메모 홀더를 책상 위에 마련해두는 것이 정리엔 효과적이죠.” 책상 위에 6가지 색상의 고무 밴드가 끼워진 스탠드형 메모 홀더 같은 제품이 바로 그것이다. 메모지, 명함, 사진, 영수증, 초청장 등을 일목요연하게 분류하여 고무 밴드에 끼워 보관할 수 있다.  

  1 머그 하나로 완성되는 오디오 시스템
책상 위에 오디오 하나쯤 두고 싶다는 생각을 한 사람에게 추천하는 아이디어 제품이 있다. 심플한 형태의 화이트 컬러 세라믹으로 제작된 머그잔 모양의 스피커에 아이팟 및 MP3 플레이어를 연결하면 훌륭한 오디오가 완성된다. 내장 스피커가 있어 간단하게 잭을 미니 플러그에 꽂으면 사용할 수 있다. 아이팟과 MP3 플레이어 자체에서 전원이 공급되므로 추가 배터리는 필요없다는 것도 특징이다. 디자인 사이트나 숍에서 심미적으로도 기능적으로도 효과가 좋은 아이디어 제품들을 눈여겨볼 필요가 있다.
2 템퍼럴리 정리함, 바구니를 활용하라
“일단 무언가 담을 수 있는 바구니를 준비해두세요. 책상 위의 물건 중에 자주 쓰지 않는 것을 담아 책상 밑에 둔 뒤에 필요할 때 꺼내어 쓰거나 일정 기간 동안 사용하지 않으면 바로바로 정리해버릴 수 있죠.” CD, 우편물 봉투 등은 부피가 작다고 하여 책상 위에 쌓아두기 시작하면 한도 끝도 없어지기 쉬운 아이템들이다. 바구니는 불필요한 것을 정리하여 간편하게 버릴 수 있는 유용한 도구가 된다.

버리는 것도 기술이다 책상 정리에서 가장 ‘잘’해야 하는 것이 바로 버리기다. 잡지 기자 생활을 거쳐 현대인의 생활을 분석하고 예측하는 소비행동 연구가인 다쓰미 나기사가 쓴 책 (이레출판사)은 ‘심플 라이프’를 위한 버리는 기술을 분석적으로 소개하고 있다. 재미있는 것은 이 책이 조사한 일상 생활에서 버리기 힘든 물건 best 3인데, 바로 옷과 책, 잡지라는 것이다. 특히 남성에겐 책이, 여성에겐 옷이 가장 버리기 힘든 아이템이라고 보고한다. 또 버리려고 해도 버릴 수 없는 물건이 있느냐는 질문에 남성의 경우 79%가, 여성은 95%가 있다고 대답했다. 또 의식적으로 버리는 물건으로 남녀 모두 잡지가 1순위였다. 다쓰미 나기사가 말하는 버리기 위한 사고 방식 개조 10가지를 살펴본다.

1 일단 놔둔다는 금물이다
2 임시로는 안 되고 지금 결정한다
3 언젠가는 오지 않는다
4 다른 사람에게 매우 편리한 것은 내게 거추장스러운 것이다
5 성역을 만들지 않는다
6 갖고 있는 물건은 부지런히 사용한다
7 수납법, 정리법만이 능사는 아니다
8 버릴 수 있는 여지를 생각해본다
9 큰일났다를 두려워하지 않는다
10 완벽을 목표로 하지 않는다      

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